Propósito

Para documentar, establecer, implementar y mantener el sistema para otorgar, rechazar, mantener, extender, reducir, renovar, suspender o restaurar la suspensión y el retiro de la certificación según los estándares del sistema de gestión mencionados en la sección MSM-04 del Manual del Sistema de Gestión según los requisitos de ISO / IEC 17021-1: 2015, y otras normas internacionales aplicables para organismos de certificación que proporcionan certificación del sistema de gestión.

Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las auditorías realizadas en el cliente durante un ciclo de certificación.

Responsabilidad

Administrador de esquemas

Procedimiento

  • 1. General

    a. LMS garantiza que la persona o el grupo de personas involucradas en la toma de decisiones para otorgar, rechazar, mantener, extender, reducir, renovar, suspender o restaurar la suspensión y el retiro de la certificación contra los estándares del sistema de gestión no hayan participado en la auditoría.

    b. LMS asegura que el personal involucrado en la toma de decisiones como se indicó anteriormente tiene la competencia para evaluar los procesos de auditoría y las recomendaciones relacionadas del equipo de auditoría. Los requisitos de competencia se identifican en el documento WI-03.

    c. La composición del panel de certificación que toma la decisión de otorgar, rechazar, mantener, extender, reducir, renovar, suspender o restaurar la suspensión y el retiro de la certificación según los estándares del sistema de gestión se identifica en el documento WI-03, panel de certificación.

    d. Antes de tomar una decisión, el panel de certificación revisará los informes de auditoría para confirmar que

    • La información proporcionada por el equipo de auditoría es suficiente con respecto a los requisitos de certificación y el alcance de la certificación.
    • En caso de una no conformidad importante (consulte PM-06), las correcciones y acciones correctivas enviadas por el cliente se revisan aceptadas y verificadas para determinar la efectividad de las acciones tomadas, es decir, las no conformidades están cerradas.
    • En caso de no conformidades menores (consulte el procedimiento, PM-06), las correcciones planificadas y las acciones correctivas son revisadas y aceptadas por el líder del equipo o por el miembro del equipo.
  • 2. Otorgando la Certificación

    a. Los informes finales de auditoría después de la evaluación inicial por parte del Administrador del esquema (Procedimiento: PM-10) se envían al panel de certificación para su revisión técnica y aprobación.

    b. Además de los puntos establecidos en la sección 4.1.4, la revisión también confirmará:

    • Existe evidencia de que el sistema de gestión del cliente cumple con los requisitos de certificación.
    • Se hacen observaciones tanto negativas como positivas con respecto al sistema de gestión del cliente.
    • El cliente es capaz de cumplir con los requisitos acordados para el producto según el alcance de la certificación.
    • Las no conformidades planteadas son significativas y están correctamente clasificadas.
    • Las correcciones y las acciones correctivas identificadas por el cliente son apropiadas y de conformidad con el riesgo involucrado.
    • La auditoría interna y la revisión de la administración son efectivas.
    • La recomendación del equipo auditor es favorable y está justificada y aceptada.

    c. Dependiendo del factor de riesgo asociado a cada área técnica, la composición del panel de certificación se aborda en WI-03. El panel de certificación revisará los informes de auditoría y tomará la decisión apropiada. Los comentarios de la revisión y la decisión se registran en LMS-FM-028.

    d. Después de la decisión de otorgar la certificación, se hace un arreglo para la emisión del certificado. Inicialmente, se prepara un borrador de certificado y el administrador del esquema verifica la exactitud de las entradas.

    e. El certificado está firmado por el Director Gerente o por una Persona Autorizada y se emite al cliente junto con otros documentos identificados en WI-05.

    f. Si el panel no acepta la recomendación hecha por el equipo de evaluación, se informa al cliente y al equipo de auditoría con una explicación. LMS además interactúa con el cliente para iniciar la acción apropiada para resolver el problema.

  • 3. Documento de certificación

    El certificado final se enviará al cliente junto con las condiciones para el uso del logotipo y la marca de certificación, PID-03 y los logotipos en copia electrónica.

    a. El documento de certificación debe incluir:

    • Nombre y ubicación geográfica del cliente.
    • Fechas de concesión, ampliación y renovación de la certificación.
    • Fecha de vencimiento o fecha de vencimiento de la nueva certificación
    • Para el número de certificado, le damos el código de país + S No.
    • El estándar del sistema de gestión, incluido el número de emisión y / o el número de revisión, utilizado para la auditoría del cliente certificado.
    • El alcance de la certificación, incluida cualquier exclusión (exclusión aplicable solo a QMS).
    • El nombre, la dirección y la marca de certificación de LMS y el símbolo de acreditación según las pautas del organismo de acreditación.
    • Un medio para identificar los documentos revisados de cualquier documento obsoleto anterior, en el caso de la emisión del certificado revisado.
    • Cualquier otra información requerida por el estándar utilizado para la certificación.
    • Número y fecha de revisión junto con el número de certificación original para distinguir los documentos revisados de cualquier documento obsoleto anterior.

    b. Período de validez del documento de certificación:

    El certificado emitido contra cualquier estándar específico del sistema de gestión es válido por tres años a partir de la fecha de decisión sobre la certificación

  • 4. Rechazo de la certificación

    • Si alguna de las cláusulas o subcláusulas de la sección “4.4 Otorgamiento de la certificación” se viola o viola o no cumple, la certificación puede ser rechazada.
    • La Junta de Revisión de Certificación (CRB) tiene la discreción de rechazar cualquier aprobación del certificado.
    • Si se produce alguna amenaza a la imparcialidad o decisión de certificación, la Administración / IB puede rechazar la certificación.
  • 5. Mantenimiento de la certificación

    La certificación se mantiene por un período de 3 años bajo las siguientes condiciones:

    • Las auditorías de vigilancia se llevan a cabo según lo planificado y el cliente ha demostrado que sigue satisfaciendo los requisitos del estándar del sistema de gestión según lo confirmado por LMS.
    • Toda la inconformidad planteada durante la vigilancia previa se cierra dentro del plazo acordado y las acciones correctivas y correctivas para las no conformidades planteadas durante la auditoría actual son identificadas y aceptadas por LMS como se describe en el procedimiento PM-06.
    • La auditoría interna y las revisiones de la administración se llevan a cabo según lo programado y no hay problemas pendientes.
    • El cliente deberá mantener registros adecuados de las quejas de los clientes y los registros de la investigación y las medidas correctivas tomadas con respecto a dichas quejas para su verificación por parte de los auditores de LMS.
    • Se pagan todas las cuotas pendientes a LMS.
    • El panel de certificación aprueba la auditoría.
  • 6. Ampliando el alcance de la certificación

    • Cualquier solicitud del cliente para cualquier expansión de alcance se trata según el procedimiento, PM-07.
    • La decisión de otorgar la extensión se toma como se describe en las secciones 4.1 y 4.2 de este procedimiento.
    • LMS emitirá un nuevo certificado con alcance modificado sin ningún cambio en el período de certificación como se identifica en el documento de certificación anterior. El nuevo certificado deberá contener el número de revisión y la fecha.
  • 7. Reducción de la Certificación

    • LMS decidirá reducir el alcance de la certificación del cliente excluyendo las partes que no cumplan con los requisitos, cuando el cliente no haya cumplido de manera persistente y grave los requisitos de certificación para esas partes del alcance de la certificación. Dichas exclusiones deberán ser consistentes con el estándar de certificación.
    • Si el cliente solicita la reducción del alcance, se tratará según el procedimiento –PM-07.
    • La decisión de reducir el alcance se toma como se describe en las secciones 4.1 y 4.2 del procedimiento.
    • LMS emitirá un nuevo certificado con alcance modificado sin ningún cambio en el período de certificación como se identifica en el documento de certificación anterior. El nuevo certificado deberá contener el número de revisión y la fecha.
  • 8. Renovación de la certificación o recertificación

    a. LMS renovará la certificación según el procedimiento de recertificación PM-09.

    b. LMS tomará decisiones sobre la renovación de la certificación en base a lo siguiente:

    • Los resultados de la auditoría de recertificación.
    • Los resultados de la revisión del sistema durante el período de certificación.
    • Quejas recibidas de clientes de clientes certificados.

    c. La decisión de recertificación se toma como se describe en las secciones 4.1 y 4.2 de este procedimiento.

    d. LMS emitirá un nuevo certificado como se describe en las secciones 4.2.8 y 4.2.9 de este procedimiento.

  • 9. Suspensión de la certificación

    a. LMS suspenderá la certificación en los casos en que:

    • El sistema de gestión certificado del cliente no ha cumplido de manera persistente o grave los requisitos de certificación, incluidos los requisitos para la eficacia del sistema de gestión.
    • El cliente no permite que se realicen auditorías de vigilancia y recertificación en las frecuencias acordadas.
    • Uso indebido del logotipo y referencia a la certificación.
    • Incumplimiento de la presentación de medidas correctivas según el procedimiento establecido PM-06.
    • Suspensión voluntaria solicitada por el cliente.
    • Falta de pago de cuotas a LMS.

    b. Para las auditorías de recertificación y vigilancia si el cliente no presenta la acción correctiva dentro de los 20 días hábiles a partir de la fecha de la auditoría, dará lugar a la suspensión de la certificación.

    c. Para la auditoría de certificación, el incumplimiento por parte del cliente de presentar la acción correctiva dentro del tiempo estipulado puede llevar a mostrar un aviso de causa por parte de LMS. Si el cliente no responde favorablemente dentro de los 03 meses, la auditoría se considerará cancelada.

    d. La suspensión será por un período máximo de 06 meses y el estado de suspensión del cliente se pondrá a disposición del público en el registro de clientes certificados que LMS mantiene en su domicilio social. Durante este período, el cliente deberá descontinuar el uso del logotipo o cualquier referencia de certificación en materia publicitaria, según lo indique LMS, en el momento de dar aviso de suspensión y lo mismo también mencionado en PID-02 (Reglas y Regulaciones para la Certificación) y LMS-FM-060 (Acuerdo de certificación) abordado en.

    e. La decisión de suspender la certificación la toma el panel de certificación de LMS.

  • 10. Restauración de la certificación

    En la mayoría de los casos, la suspensión no excederá los seis meses, después de cumplir con las condiciones de suspensión y la recomendación de cierre de CAR según la decisión de CRB o la recomendación / la certificación de decisión de gestión se puede restaurar.

  • 11. Retiro de la certificación

    a. LMS retirará el certificado en las siguientes circunstancias:

    • Si el cliente no resuelve los problemas de suspensión dentro de los seis meses, se retirará la certificación.
    • Otras razones como queja legal importante; empresa involucrada en malas prácticas, LMS pierde acreditación, etc.
    • El cliente solicitó voluntariamente un retiro.

    b. Al retirar la certificación, el cliente deja de disfrutar del estado de certificación y, en consecuencia, debe devolver el certificado según lo indicado por LMS en el momento de la notificación de retiro.

    c. La decisión de retirar la certificación la toma el panel de certificación de LMS.

    d. a solicitud de cualquier parte, LMS deberá indicar correctamente el estado de certificación del sistema de gestión de un cliente como suspendido, retirado o reducido.

Registros

LMS recomendará la certificación del sistema de gestión del cliente, según lo siguiente:

  • LMS-FM-028 – Decisión del Panel de Certificación
  • Informe de resumen de auditoría LMS-FM-015/009, según corresponda
  • LMS-FM-060- Acuerdo de certificación

Referencias

  • PM-06-Procedimiento para la auditoría inicial
  • PM-07- Procedimiento para auditoría especial
  • PM-08- Procedimiento para auditoría de vigilancia
  • PM-09-Procedimiento para auditoría de recertificación
  • PM-10- Procedimiento para la evaluación del informe de auditoría.
  • PID-03- Condiciones para el uso del logotipo y la marca de certificación.
  • WI-05- Documentos enviados al cliente
  • WI-03. Panel de certificación
  • PID-02, Reglas y Regulaciones para la Certificación