Asunto del Acuerdo

El objeto del acuerdo entre ambas partes se aplica a la provisión de condiciones para otorgar la certificación que confirma que el sistema de gestión (el sistema siguiente) se ajusta a la norma especificada u otros documentos normativos para el sistema. El cliente es consciente del hecho de que la certificación del sistema se realiza sobre la base de una auditoría dinámica del sistema en el momento dado. El cliente está obligado a asegurar que las disposiciones relevantes de este acuerdo se cumplan por la organización cuyo sistema de gestión será certificado (organización a continuación). LMS realizará la certificación de acuerdo con la aplicación del cliente y la oferta de precios aceptada por el cliente.

Inicio de validez del acuerdo

Este acuerdo es aplicable después de haber sido firmado por ambas partes, y la oferta de precios LMS está firmada por ambas partes y el formulario LMS completado; asimismo, la SOLICITUD DE AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN está firmada y presentada por el cliente, todo incluido sin ninguna exclusión.

Responsabilidad y autoridad

Director Gerente.

Certificación del sistema - Procedimiento

Además de las disposiciones dadas en 8 DISPOSICIONES TEMPORALES, ambas partes acuerdan mantener los pasos y las disposiciones relevantes del programa de certificación y se comprometen a hacer todo lo necesario para mantener el cumplimiento correcto de este procedimiento. LMS está autorizado a presentar unilateralmente enmiendas no esenciales a este procedimiento que no influyen en el contenido del acuerdo entre las partes. LMS puede utilizar subcontratistas para cumplir con el propósito de este acuerdo.

Documentación

Al firmar este acuerdo, el cliente acepta enviar la siguiente documentación a LMS, o a su representante, antes del comienzo o durante la auditoría de certificación:

a) Lista de los procedimientos del sistema que indican las fechas de su emisión.

b) Documentación que indica en conexiones más amplias cómo los requisitos para el sistema se cumplen (generalmente “manual”): lista de servicios y/o productos producidos en el sistema que se certificará. El cliente confirma que estos documentos definen de manera confiable el estado del sistema en la fecha de la auditoría de certificación y que identifican el alcance y los campos de actividades que son objeto de la certificación.

Auditoria del sistema

La auditoría de certificación consiste en la revisión de documentos y en la auditoría in situ realizada por los auditores designados por LMS. Se evalúa el grado de conformidad del sistema y el estándar del sistema. El cliente puede apelar contra los auditores designados por LMS. Para que sea válida, la apelación debe ser escrita y presentada dentro de los ocho días posteriores a que LMS anuncie por escrito los nombres de los auditores al cliente. En tal caso, LMS tiene que nominar nuevos auditores y está autorizada a cambiar la fecha de la auditoría. Después de la auditoría, LMS deberá presentar al cliente la lista de no conformidades y observaciones con la solicitud de acciones correctivas y el informe de auditoría. El cliente/organización se compromete a proponer y llevar a cabo acciones correctivas sin demora indebida y LMS evaluará si el contenido y el plazo para llevarlos a cabo es aceptable. En algunos casos, LMS puede decidir realizar una auditoría extraordinaria de implementación y efectividad de las acciones correctivas. Esta evaluación representa un mínimo de 1/2 día de auditoría.

Certificación

Con base en el informe de auditoría, la lista de no conformidades y el plan de acción del cliente que toma medidas correctivas, LMS decidirá de manera autónoma sobre la concesión, el aplazamiento o el rechazo de la certificación. Esta decisión se enviará por escrito al cliente.
  • 1. Otorgamiento de Certificación

    • Si se otorga la certificación, el certificado se emite en el idioma y para las actividades de acuerdo con la solicitud, se envía al cliente y se registra en la lista LMS de organizaciones certificadas. Los detalles también se actualizarán en las páginas web.
    • La certificación es válida solo para la organización certificada, es decir, para el sistema registrado en el certificado aplicable a los productos o servicios registrados en el certificado. Cualquier transferencia de la certificación y el certificado está explícitamente prohibida.
    • La certificación es válida por un año, sin embargo, la validez total es de 3 años, siempre que se realicen auditorías de vigilancia (ver a continuación) y LMS no suspenda ni retire la certificación.
    • La auditoría de vigilancia representa una visita de un auditor, designado por LMS para garantizar el mantenimiento del nivel del sistema. Las auditorías de vigilancia se realizarán cada 12 meses. Sin embargo, este número podría ser cambiado por imposición de alguna regulación oficial o por recomendación del auditor.
    • LMS puede realizar auditorías de seguimiento fuera del ciclo regular si considera que la modificación del sistema (ver 8.2) es la principal o si se modifica el alcance de la aplicación.
  • 2. Aplazamiento de la concesión de la certificación

    LMS puede decidir de forma autónoma posponer su decisión sobre la certificación mientras la organización implementa las acciones correctivas requeridas. Después de ejecutar estas acciones, el auditor realizará una nueva auditoría. En base a esto, LMS decidirá de manera autónoma sobre la concesión de la certificación. El alcance de esta nueva auditoría depende del alcance de las no conformidades y las acciones correctivas relevantes.

  • 3. Rechazo de Certificación

    En caso de que se rechace la certificación, la validez de este acuerdo finaliza automáticamente tres meses después de que se anuncia el rechazo al cliente, si el cliente no presenta una apelación (ver 5) o una nueva solicitud de auditoría. LMS cobrará los costos al cliente de acuerdo con los precios acordados previamente, independientemente de cualquier apelación.

Renovación de la certificación

La certificación debe renovarse antes de su vencimiento. La renovación de la certificación requiere una auditoría total. Este acuerdo es la orden de renovación de la certificación. Además, el cliente debe acordar una nueva oferta de precios LMS.

Restringir, suspender, retirar y expirar la certificación

Las disposiciones 5.1 a 5.3 son válidas para todo el alcance de la certificación o por su parte.
  • 1. Certificación restrictiva

    La restricción de la certificación es un acuerdo temporal, que no excede un período de 3 meses, y se aplicará si se identifican las no conformidades críticas del sistema (por ejemplo, durante las auditorías de vigilancia), o si la organización certificada no presenta las acciones correctivas adecuadas para las no conformidades identificadas a tiempo. La restricción se anunciará al cliente y a la organización por escrito y será válida 30 días después de que se anuncie al cliente, excepto si el cliente apela dentro del tiempo, de acuerdo con el procedimiento indicado en la cláusula 6.

  • 2. Suspensión de certificación

    LMS está autorizado a suspender la certificación en caso de detectar (por ejemplo, durante la auditoría regular, de seguimiento o de vigilancia) que el sistema no cumple con el estándar o en caso de que las obligaciones de este acuerdo, incluidas las obligaciones financieras, no se cumplan por el cliente/organización. La suspensión puede venir con o sin restricción previa de la certificación. La suspensión se anunciará al cliente y a la organización por escrito, y será válida 30 días después de que se anuncie al cliente, excepto si el cliente apela dentro del tiempo, de acuerdo con el procedimiento indicado en la cláusula 7.

  • 3. Retirar la certificación

    La certificación será retirada:

    • cuando las actividades sujetas a la certificación dejan de existir, ej. suspensión de la actividad, quiebra, etc. (en caso de quiebra, la certificación pierde su validez el día que se anuncia la quiebra)
    • en caso de que se cancele el acuerdo (ver 9).
  • 4. Vencimiento de la certificación

    La certificación pierde su validez de forma automática y legal después de su vencimiento, a menos que se renueve.

  • 5. Consecuencias

    En caso de restringir la certificación, ni el cliente ni la organización pueden reclamar la certificación o referirse a la certificación en contactos externos (por ejemplo, oferta, negociaciones sobre un contrato, publicación, publicidad) durante el tiempo de restricción. En caso de suspender, retirar o expirar, el cliente/organización está obligado a enviar de inmediato el certificado a LMS y detener cualquier uso de la certificación o cualquier referencia al mismo. Cualquier mal uso o engaño de esto, dará lugar a sanciones. Además de esto, LMS puede publicitar la suspensión y el retiro. En caso de suspensión, retiro o vencimiento, las obligaciones con LMS dejarán de existir legalmente.

Procedimiento de apelación y reclamo

  • 1. Resolución de disputas y quejas

    LMS resolverá de manera constructiva y rápida todas las apelaciones y quejas del cliente. En caso de que no sea posible llegar a una solución aceptable, o un procedimiento sugerido no sea aceptable, el cliente puede apelar de acuerdo con las disposiciones correspondientes.

  • 2. Llamamiento interno

    En caso de insatisfacción con la resolución de una queja o apelación, asimismo ante el rechazo, restricción o suspensión de la certificación, el cliente puede apelar. Esta apelación debe presentarse dentro de los 30 días, contados partir de la fecha en que LMS anuncie su decisión. LMS está obligado por el acuerdo de examinar esta apelación con la atención e independencia necesarias, y anunciar su decisión con una explicación por escrito dentro de los 30 días. Si LMS acepta la apelación, aceptará la nueva decisión. Si LMS decide rechazar la apelación, tendrá el mismo efecto que la decisión original, con la notificación de que el procedimiento de otra apelación interna no es posible. Cada parte asume sus propios costos relacionados con este procedimiento de apelación interna.

  • 3. Procedimiento externo

    Después de que se complete el procedimiento de una apelación interna, o si no se actuó de acuerdo con el procedimiento para una apelación interna, cada parte puede presentar un desacuerdo relacionado con este acuerdo para arbitraje a través del organismo de acreditación o un tercero independiente, o legal interpretación si es necesario. Este procedimiento no tiene efecto supresor en la decisión de LMS.

Obligaciones especiales del cliente/organización

  • 1. Acceso

    El cliente/organización está obligado por el acuerdo a realizar todos los arreglos necesarios para cumplir con el propósito de este acuerdo, a fin de permitir que los representantes de LMS accedan a los edificios y establecimientos de la organización con un acompañamiento de la organización durante las horas de trabajo regulares, e instruirlos sobre el mantenimiento y las disposiciones sobre seguridad laboral, seguridad contra incendios y protección del medioambiente. También garantiza el derecho de revisar toda la documentación, datos, registros y actividades que LMS considera importantes, entrevistar a su personal y obtener su plena cooperación.

  • 2. Obligación de informar

    El cliente/organización está obligado por el acuerdo a informar a LMS de inmediato en todos los casos, especialmente durante auditorías periódicas y de seguimiento, o durante la renovación de la certificación sobre todas las enmiendas planificadas y ejecutadas del sistema legal, comercial, estado de propiedad, organización y gestión, eventos importantes relacionados con la salud y la seguridad y cualquier hallazgo relacionado de terceros, dirección de contacto y sitios, y su alcance en comparación con el certificado. Descuidar esta obligación de informar sobre los próximos cambios puede llevar a la suspensión de la certificación.

  • 3. Lista de quejas

    La organización está obligada por el acuerdo a mantener la lista de todas las quejas y acciones correctivas (internas y/o externas) obtenidas en el sistema certificado, que se presentarán a los representantes de LMS durante cada auditoría. El mantenimiento de la lista es una parte imprescindible del sistema y es la condición para mantener o renovar la certificación.

  • 4. Sistema de mantenimiento

    El cliente/organización está obligado por el acuerdo a hacer todo lo necesario para garantizar la funcionalidad del sistema y su conformidad con el estándar.

  • 5. Utilización de la Certificación

    Una organización puede utilizar su certificación y su marca de certificación LMS en las relaciones comerciales y en los medios de comunicación (por ejemplo, en documentos, folletos, anuncios, etc.) de acuerdo con las condiciones de LMS. La organización puede utilizar su certificación solo para expresar que el sistema cumple con los estándares especificados u otros documentos normativos, aun para las actividades certificadas. La organización no puede usar su certificación ni la marca de certificación para marcar sus servicios, productos y cubiertas, ni de ninguna otra manera indicar que el producto o el servicio cumplen o están aprobados por LMS. La organización no debe usar su certificación de manera que pueda poner en peligro la reputación de LMS. No debe hacer declaraciones que LMS pueda considerar engañosas o no autorizadas. El cliente/organización se asegurará de que ningún documento de certificación, marca, informe o cualquiera de sus partes se utilice de manera engañosa. Cualquier uso o referencia que pueda conducir a un error causará la suspensión inmediata de la certificación. En tal caso, LMS tendrá derecho a exigir una corrección en la publicación pertinente sobre los gastos del cliente sin que este tenga la posibilidad de presentar un reclamo para compensar posibles pérdidas. El cliente/organización no debe, en ningún caso, permitir que un tercero use la Certificación y la marca de certificación, ni de forma gratuita ni con cargo. LMS tiene derecho a reclamar una indemnización por cualquier daño causado por el cliente/organización.

Provisiones Temporales

Si alguna regulación nacional o internacional relativa a la certificación del sistema se vuelve válida, ambas partes acuerdan mantener y, si es necesario, modificar este acuerdo, conforme con la nueva regulación.

Validez y anulación del acuerdo

Este acuerdo se celebró por un período ilimitado. Ambas partes tienen derecho a rescindir este acuerdo unilateralmente con un período de notificación de seis (6) meses, previa notificación por escrito comunicada a la otra parte mediante una carta recomendada. El período de notificación comienza el día del sello postal de la carta registrada. LMS tiene derecho a notificar este acuerdo en cualquier momento sin el período de notificación. Si el cliente/organización no cumple con este acuerdo, incluidas las obligaciones financieras. LMS tiene derecho a presentar un reclamo de indemnización por pérdidas resultantes del mismo. El aviso de este acuerdo tiene los mismos resultados que el retiro de la certificación de acuerdo con las cláusulas 5.3 y 5.5.

Confidencialidad

Ambas partes están obligadas por el acuerdo a mantener la confidencialidad hacia terceros. La obligación de confidencialidad sigue siendo válida para ambas partes, incluso después de que se finalice este acuerdo. la información no se divulgará a un tercero sin el consentimiento por escrito de ambas partes. Cuando la ley exija al organismo de certificación que divulgue información confidencial a un tercero, el cliente o la persona interesada, a menos que esté regulado por la ley, deberá ser notificado con anticipación de la información provista.

Publicidad

Ambas partes y la organización tienen derecho a hacer público el hecho de que la certificación de la organización está en curso o ha finalizado. Siempre en cuando no exista un acuerdo previo que indique lo contrario.

Prohibición de transferencia

El cliente/organización no debe transferir sus derechos y obligaciones, a menos que LMS otorgue un permiso por escrito.

Precios, ajuste de precios y periodo de vencimiento

Las condiciones financieras se acuerdan entre el cliente y LMS, o un representante de LMS en el país residencial del cliente.

Responsabilidad y reclamo legal

Este acuerdo es sobre el trabajo, no el resultado. LMS será responsable únicamente de las pérdidas directas causadas a la organización como resultado de negligencia material o un error grave por parte de LMS, sus organismos, personas designadas, subordinados, representantes o proveedores. Esta responsabilidad se limita a la cantidad igual a 10 múltiplos de la cantidad aceptada por LMS o su representante designado en función de la encuesta de resultados de negligencia material o error grave. Todos los reclamos de compensación pierden su validez seis (6) meses después del evento en el que se basa el reclamo.

Reclutamiento de personal

El cliente está obligado por el acuerdo a no reclutar personal y representantes de LMS o utilizar sus servicios, excepto de la aprobación previa por escrito de LMS. El incumplimiento de este acuerdo le da a LMS la razón para terminar este acuerdo de inmediato, y legalmente le da derecho a reclamar una compensación financiera por las pérdidas en la cantidad del ingreso bruto anual de la persona cuyos servicios se perdieron por LMS; mínimo en la cantidad de setenta (70) y múltiples del salario mínimo mensual en el país del cliente en el momento en que la persona de LMS se va. Para evitar malentendidos, el cliente/organización debe considerar siempre que todas las personas que participan en la ejecución de este acuerdo son empleados de LMS.

Ley Aplicada y Competencia

Ambas partes acuerdan aplicar la ley del gobierno indio. Cualquier duda que considere la redacción o interpretación de este acuerdo será resuelta por mutuo acuerdo de ambas partes. En caso contradictorio, se utilizará el procedimiento indicado en el punto siete (7) de este acuerdo. Ambas partes acuerdan que las relaciones contractuales que surjan de este acuerdo se regirán en partes no previstas en este acuerdo por las disposiciones pertinentes de las regulaciones legales aplicables de la India, en particular por el Código de Comercio, sin la aplicación de las cláusulas de conflicto de leyes. Las partes proclaman que han leído este acuerdo, han entendido su contenido y expresado su libre y seria voluntad, en fe de lo cual, lo han suscrito con sus propias firmas.